Aby zespół osób skutecznie pracował nad projektem, koniecznym jest przedstawienie im zadania, przeprowadzanie dyskusji, planów działań, burz mózgów i wiele innych, umiejętnie ujętych w słowach „spotkanie biznesowe”. Spotkanie biznesowe może odbyć się z zespołem pracowników, z potencjalnymi inwestorami, z klientami, czy z przełożonymi. Każda z tych grup ma swoje potrzeby i oczekiwania, a tworzenie prezentacji dla nich może być stresujące, szczególnie bez odpowiedniego przygotowania. Jak prowadzić spotkania biznesowe?
Agenda na tablicy
Przygotowując się do spotkania, warto pierwsze poczynić założenia: O której się ono zaczyna? Ile może trwać? Czy będą przerwy? Kiedy już zna się odpowiedź na te pytania, łatwiej jest udzielić realistycznych odpowiedzi na 3 najważniejsze kwestie: - - Jaki jest cel spotkania?
- Co odbiorca ma wynieść z tego spotkania?
- W jaki sposób można mu to przekazać?
Organizując spotkanie warto mieć klarowne cele i ograniczony agendą czas. To pozwala uniknąć nadmiernych dygresji, a także zapewnia, że spotkanie nie zostanie przerwane przez pytania „może jakaś przerwa na kawę” - bo wstępny konspekt spotkania znajdzie się w sali konferencyjnej obok prowadzącego, rozpisany w widocznym miejscu na tablicy.
Prowadź dialog, notuj wnioski
Żaden monolog, nieważne jak wybitny i przemyślany, nie będzie angażował odbiorców w taki sposób jak dialog. Należy pamiętać, że każdy chce być wysłuchany, a efekty pracy powstałe w wyniku burzy mózgów są zwykle bardziej kreatywne i interesujące niż wynik pracy jednej osoby. Gdy ktoś wyraża swoją profesjonalną opinię, wskazane jest tworzenie notatek, choć lepiej robić je na tablicy niż w notesie. Tworzenie uwag w notesie nadaje spotkaniu belferski ton, a osoba wypowiadająca się może się zastanawiać czy słuchamy, czy nie, czy spisujemy negatywne uwagi, czy powiedziała coś źle. Do notowania wniosków z dyskusji lepiej jest wykorzystać tablicę na ścianie, czy flipchart.
Podsumowuj kolejne segmenty
Przechodząc przez kolejne segmenty spotkania, warto robić krótkie podsumowania — żeby później być w stanie odtworzyć nie tylko wypowiedź prowadzącego, ale wnioski z dyskusji. Po zakończeniu segmentu i podsumowania można oddzielić się linią od poprzednich notatek i rozpocząć nowy punkt, aby wszystko było klarowne. Tak spójna konstrukcja spotkania ułatwi kulturalną dyskusję i pokazuje, że prowadzący ceni sobie opinie osób na spotkaniu.
Znajdź artystę w swoim zespole
Jeśli samemu ma się problem z równoczesnym prowadzeniem spotkania i notowaniem, warto zaangażować w nie kogoś jeszcze. Poszukiwanie osoby z odrobiną zdolności artystycznych, która będzie graficznie przedstawia tok spotkania nie powinno być trudne, a może sprawić, że spotkanie będzie bardziej interesujące, profesjonalne i zapadające w pamięć. Przygotowując się do takiego zabiegu trzeba też pomyśleć o tablicy, na której będą tworzone notatki. Wiele firm ma flipcharty, tablice na ścianie, czy tablice na wymiar. Jeśli się takiej nie ma to warto zastanowić się nad tablicą do biura — szczególnie że ceramiczna biała tablica suchościeralna magnetyczna może też służyć jako ekran projekcyjny.
